Planst du eine Geschäftsreise und möchtest die anfallenden Kosten steuerlich absetzen? In diesem Artikel erfährst du, wie du das Beste aus deinen Geschäftsreisen steuerlich herausholen kannst. Lass uns gemeinsam durchgehen, welche Ausgaben absetzbar sind und welche Schritte du unternehmen kannst.
Grundlagen der steuerlichen Absetzbarkeit von Geschäftsreisen
Definition von Geschäftsreisen
Zunächst einmal ist wichtig zu verstehen, was unter einer Geschäftsreise fällt. Geschäftsreisen sind beruflich veranlasste Reisen, die im Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden. Dazu gehören unter anderem Termine, Meetings, Fortbildungen oder Kundenbesuche.
Absetzbare Kosten
Verschiedene Kosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen können steuerlich geltend gemacht werden. Dazu gehören:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwendungen
- Kosten für Eintritt, Tickets, Geschäftsessen und Ähnliches
Schritte zum steuerlichen Absetzen von Geschäftsreisen
Sorgfältige Dokumentation
Eine genaue Dokumentation aller Ausgaben ist entscheidend. Bewahre alle Belege, Quittungen und Rechnungen auf, um einen lückenlosen Nachweis gegenüber dem Finanzamt zu haben.
Erfassung der Fahrtkosten
Für die Berechnung der Fahrtkosten gibt es verschiedene Methoden. Die Entfernungspauschale oder das Führen eines Fahrtenbuchs sind gängige Ansätze. Wähle die Methode, die am besten zu deiner individuellen Situation passt.
- Kilometerpauschale: 30 Cent pro Kilometer für alle Privatfahrzeuge, unabhängig von der Größe oder dem Alter des Fahrzeugs.
- Tatsächliche Kosten: Wenn die Fahrtkosten mit dem Auto höher sind als die Kilometerpauschale, können die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Dazu muss ein Fahrtenbuch geführt werden.
Verpflegungspauschalen nutzen
Für Verpflegungskosten gelten Pauschalen, die je nach Reisedauer und -ziel variieren. Informiere dich über die aktuellen Sätze und nutze die Pauschalen, um die Abrechnung zu erleichtern.
- Verpflegungspauschale: 28 Euro pro Tag für Auslandsreisen, 14 Euro pro Tag für Inlandsreisen.
- Tatsächliche Kosten: Die tatsächlichen Übernachtungskosten können nur geltend gemacht werden, wenn sie angemessen sind.
Übernachtungskosten absetzen
Übernachtungskosten können in der Regel in tatsächlicher Höhe abgesetzt werden. Auch hier ist eine genaue Dokumentation der Kosten wichtig.
Sonstige Kosten
- Bewirtungskosten: Die Kosten für Bewirtung von Geschäftspartnern können nur in begrenztem Umfang geltend gemacht werden.
- Telefonkosten: Die Kosten für Telefongespräche im Rahmen einer Geschäftsreise können nur in begrenztem Umfang geltend gemacht werden.
- Reiseversicherung: Die Kosten für eine Reiseversicherung können nur in begrenztem Umfang geltend gemacht werden.
Beachtung von Höchstgrenzen
Einige Kostenarten unterliegen Höchstgrenzen, die steuerlich absetzbar sind. Informiere dich über diese Grenzen und halte dich daran, um steuerliche Vorteile zu maximieren.
- Tagessatz: Der Tagessatz für Reisekosten beträgt 120 Euro. Dieser Betrag setzt sich aus den Verpflegungsmehraufwendungen und den Übernachtungskosten zusammen.
- Jahreshöchstbetrag: Der Jahreshöchstbetrag für Reisekosten beträgt 1.482 Euro. Dieser Betrag gilt für alle Arbeitnehmer zusammen.
Belege
Für alle Reisekosten müssen Belege aufbewahrt werden. Dazu gehören unter anderem:
- Rechnungen
- Fahrkarten
- Hotelrechnungen
- Essensrechnungen
Aufbewahrungsfrist
Die Belege für Reisekosten müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.
Besonderheiten bei Selbstständigen und Freiberuflern
Absetzen von gemischt genutzten Kosten
Wenn du Selbstständiger oder Freiberufler bist und Geschäfts- und Privatreisen kombinierst, musst du die gemischt genutzten Kosten angemessen aufteilen. Dies erfordert eine genaue Berechnung und Dokumentation.
Nutzung von Home-Office-Regelungen
Insbesondere in Zeiten vermehrten Home-Office-Gebrauchs können auch Kosten für das Home Office in Verbindung mit Geschäftsreisen steuerlich absetzbar sein. Informiere dich über aktuelle Regelungen.
Wichtige Fristen und Abgabehinweise
Fristen für die Steuererklärung
Achte auf die geltenden Fristen für die Einreichung deiner Steuererklärung. Verpasse nicht den Zeitpunkt, um deine geschäftsreisebedingten Kosten geltend zu machen.
Unterstützung durch einen Steuerberater
Wenn die steuerlichen Aspekte komplex werden, kann die Unterstützung eines Steuerberaters sinnvoll sein. Ein Experte kann sicherstellen, dass alle Möglichkeiten optimal genutzt werden.
Fazit: Den vollen Nutzen aus Geschäftsreisen ziehen
Die steuerliche Absetzbarkeit von Geschäftsreisen bietet die Möglichkeit, finanzielle Vorteile aus beruflichen Verpflichtungen zu ziehen. Mit sorgfältiger Dokumentation, der Nutzung von Pauschalen und der Beachtung geltender Regelungen kannst du den steuerlichen Nutzen deiner Geschäftsreisen maximieren. Viel Erfolg dabei, deine nächste Geschäftsreise optimal steuerlich abzusetzen.
